Om het unieke vertrouwen te blijven verdienen dat in United Fund for Belgium (UFB) is gesteld door onze donateurs en de verenigingen die wij steunen, hebben de bestuursleden, het personeel en de vrijwilligers van UFB de verantwoordelijkheid om de hoogste ethische normen in acht te nemen.  We voeren onze activiteiten uit met eerlijkheid, integriteit en in het belang van de organisaties die we dienen.

Deze Ethische Code biedt een leidraad voor de naleving van deze beginselen.

1. Integriteit

Wij streven naar integriteit in alle omstandigheden, zowel als individu als in onze organisatie. Daarom:

• Altijd handelen in het belang van de organisaties en de gemeenschap die wij dienen;
• Communiceer eerlijk, tijdig, transparant en zonder een verkeerde voorstelling van zaken;
• Een werkomgeving te bevorderen waarin eerlijkheid, open communicatie en minderheidsstandpunten worden gewaardeerd;
• Streven naar een hoge standaard van prestaties, kwaliteit en dienstverlening in al onze activiteiten;
• Voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving, alsmede aan de bestuursregels en het interne beleid van de UFB.

2. Verantwoordingsplicht

De UFB is verantwoordelijk tegenover haar stakeholders, waaronder haar leden, donateurs, personeel en de verenigingen die zij ondersteunt. Wij verbinden ons ertoe de middelen van de UFB zo goed mogelijk te gebruiken en een goed rentmeesterschap ervan te bevorderen. Wij brengen regelmatig verslag uit over het gebruik van deze middelen aan de Raad van Bestuur en de leden van de UFB, alsook aan onafhankelijke partijen die ethische fondsenwerving bevorderen en aan regelgevende instanties zoals vereist.
We onthouden ons ervan UFB-middelen te gebruiken voor doeleinden die niet zouden stroken met de missie van de UFB om sociale inclusie te bevorderen.

3. Diversiteit en inclusie

Wij waarderen en bevorderen diversiteit en inclusie in al onze activiteiten. Om dit principe waar te maken, doen wij het volgende:

• Inclusie in alle aspecten van onze activiteiten omarmen en voorstaan, en ervoor zorgen dat de stemmen van minderheden worden gehoord;
• Respecteren anderen ongeacht ras, godsdienst, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, cultuur of nationale afkomst en tolereren geen enkele vorm van discriminatie op grond daarvan;
• Tolereer geen enkele vorm van intimidatie;
• Streven naar een evenwichtige spreiding van onze giften over alle regio’s en provincies van België;
• Streven naar een gevarieerde vertegenwoordiging in onze Raad van Bestuur.

4. Duurzaamheid

Wij streven ernaar onze activiteiten op een duurzame manier uit te voeren en bij al onze beslissingen rekening te houden met de gevolgen voor het milieu.

5. Belangenconflict

Bestuursleden, personeel en vrijwilligers van de UFB dienen te vermijden dat zij zich in een situatie bevinden waarin sprake zou kunnen zijn van belangenverstrengeling of de schijn daarvan. In dat opzicht:

• Vermijd elke activiteit of extern belang dat in strijd is of lijkt te zijn met her beste belang van UFB;
• Afzien van deelname aan discussies of beslissingen waarbij partijen betrokken zijn waarmee wij direct of indirect verbonden zijn;
• Zich te onthouden van beïnvloeding van de selectie van personeel, consultants of verkopers die familie of persoonlijke vrienden zijn, of die een relatie hebben die de schijn van onpartijdigheid kan schaden;
• Geen enkele actie ondernemen binnen onze UFB-activiteiten die onszelf financieel of ander voordeel kan opleveren;
• Vermijd elke activiteit of extern belang dat in strijd is of lijkt te zijn met het beste belang van UFB.

6. Vertrouwelijkheid en privacy

• Wij zorgen voor de naleving van alle toepasselijke gegevensbeschermingsverordening van de Europese Unie.
• Wij zorgen ervoor dat alle informatie die vertrouwelijk, bevoorrecht of niet-openbaar is, niet ongepast openbaar wordt gemaakt;
• Wij respecteren de privacyrechten van alle personen en verenigingen in hun interacties van UFB.

7. Bekendmaking

Elke gekende of vermoede inbreuk op de ethische code moet worden gemeld aan de voorzitter van de raad, de vice-voorzitter van de raad, of de voorzitter van het audit- en financieel comité. Alle gerapporteerde inbreuken zullen vertrouwelijk worden behandeld voor zover de wet dit toelaat. Indien vertrouwelijkheid niet kan worden gehandhaafd, hetzij door de wet, hetzij omwille van de noodzaak van het onderzoek, zal de persoon die de inbreuk heeft gemeld, op de hoogte worden gebracht.

Alle gemelde inbreuken zullen worden onderzocht, en de conclusies zullen aan de Raad worden voorgelegd.

8. Erkenning en verbintenis

Alle leden van de raad van bestuur, personeelsleden en vrijwilligers ontvangen een exemplaar van de ethische code en moeten deze ondertekenen ter erkenning en naleving van hun verbintenis. De leden van de raad van bestuur zal worden verzocht hun verbintenis te herbevestigen bij de verlenging van hun mandaat.